Le choix de la domiciliation de son entreprise s’effectue dans les premières réflexions à avoir au sujet de sa nouvelle vie professionnelle. En effet, la domiciliation de la société correspond à son adresse officielle, qui permettra de recevoir les différents courriers à l’intention de la direction mais qui déterminera également le siège fiscal ou encore la compétence territoriale des différentes instances administratives et judiciaires ayant contact avec l’entreprise. Un choix qui n’est donc pas à prendre à la légère, et pour vous accompagner, voici quelques conseils pour mieux comprendre la démarche.
Où la domiciliation d’une entreprise peut-elle être effectuée ?
La domiciliation d’une entreprise peut être effectuée au sein de plusieurs emplacements, sous respect des règles mises en place par la loi. Les jeunes entreprises font ainsi généralement le choix de se domicilier au domicile du gérant. Une formalité qui permet souvent à la jeune entreprise d’économiser un loyer lorsque l’activité ne nécessite pas la présence de locaux qui lui sont propres. Cette option est cependant régie par la loi (l’article L. 123-11-1 du Code de commerce) et précise que le bail ne doit pas s’opposer à cette démarche et que le bailleur doit être informé de cette domiciliation. Si une règle contractuelle s’oppose à l’implantation de la société au domicile de son gérant, la durée de domiciliation ne devra pas excéder 5 années.
La seconde option, notamment pour les jeunes entreprises qui n’ont pas besoin de locaux physique qui leur sont propres, est celle de faire appel aux services d’une société de domiciliation d’entreprise. Cette option permet à l’entreprise de se domicilier à une adresse qui lui est propre, dans le sens où elle se distance de l’adresse du domicile personnel du dirigeant. Elle permet dès lors à l’entreprise d’avoir une adresse, qui lui permettra de réceptionner son courrier a minima mais aussi parfois de réceptionner les appels téléphoniques, proposer des salles de réunion, des salles d’archives et d’autres services utiles aux entreprises.
La domiciliation d’une entreprise peut également s’effectuer au sein du local spécialement loué ou acheté pour les besoins de l’activité. C’est le cas de la plupart des commerces physiques qui proposent une boutique ou un local pour l’exercice de l’activité. Une option très répandue qui nécessite cependant la mise en place d’un bail commercial, qui se distingue des baux locatifs d’habitation. Il faut également prendre en considération que l’ensemble des courriers officiels seront adressés à l’adresse de domiciliation et que le dirigeant de l’entreprise devra se rendre au sein de ces locaux assez régulièrement pour réceptionner les courriers.
Enfin, l’entreprise peut faire le choix de s’implanter au sein d’une pépinière d’entreprises, c’est à dire de venir occuper des locaux avec d’autres entreprises. Cette option est réservée aux entreprises ayant un minimum de deux années d’existence et l’intégration est effectuée sur dossier. La domiciliation au sein d’une pépinière d’entreprises est souvent temporaire, le temps de pouvoir se lancer seul et de pouvoir se procurer ses propres locaux.
Comment déclarer la domiciliation de son entreprise ?
La domiciliation initiale de l’entreprise doit être effectué au moment de la création de l’entreprise. Ainsi, l’adresse du siège social doit être renseignée au sein des statuts constitutifs, déclarée au Centre de Formalité des Entreprises avec l’ensemble des documents justificatifs, et publiée pour connaissance des tiers grâce à la publication d’une annonce légale. En effet, la domiciliation d’entreprise fait l’objet d’une parution dans un journal d’annonce légal afin que les tiers à l’entreprise puissent avoir connaissance de la manière de rentrer en contact avec cette dernière, et ce même si le siège social est l’adresse du dirigeant.
Afin de justifier de la présence de la société à l’adresse indiquée comme siège social, un justificatif de domicile, un accord du bailleur le cas échéant ou une attestation de domiciliation auprès d’une société de domiciliation devra être fournie.
Comment effectuer un changement de siège social ?
A l’instar d’une personne physique, une personne morale comme une entreprise peut également faire le choix de changer d’adresse de domiciliation au cours de son existence. Une fois le déménagement effectué, il faudra cependant déclarer ce changement d’adresse auprès de son Centre de Formalité des Entreprises en effectuant une modification du siège social, donnant lieu après fourniture des pièces justificatives et du paiement du coût de la formalité à la modification de l’extrait Kbis.
Parmi les pièces justificatives, il faudra également fournir l’attestation de publication de l’annonce légale modifiant l’adresse de domiciliation afin de s’assurer que est bien portée à la connaissance de l’ensemble des tiers.