À l’ère des CRM et des ERP, il n’est plus nécessaire de s’interroger sur le pourquoi de la transformation numérique. Vous devriez plutôt vous focaliser sur le comment. Vous avez aussi besoin de faciliter les échanges d’informations entre vos différents outils de gestion. La GED permet justement d’organiser un écosystème informatisé avec Entreprise Ressource Planning, Customer Relationship Management…
GED : définition
La gestion électronique des documents est un système permettant de numériser, de traiter et d’exploiter des pièces écrites. En général, elle fait intervenir des solutions informatiques spécifiques pour gérer les documents d’une organisation. Le logiciel ged, par exemple, couvre la capture, l’appropriation, la validation, la hiérarchisation, le stockage et la diffusion des dossiers (vers l’équipe, le CRM, l’ERP…).
Dans la pratique, la GED est particulièrement utile lorsqu’une entreprise entame sa transformation numérique. Il faudra, dans ce cas, scanner et organiser une énorme quantité de papiers. Cette solution est également indispensable pour échanger avec une grande variété de partenaires. Il sera ainsi possible de basculer indifféremment entre supports traditionnels et numériques, en fonction de l’interlocuteur considéré.
De votre côté, la dématérialisation permet de fiabiliser l’accès, l’usage et la gestion des documents. Elle favorise par ailleurs l’automatisation des process. Ainsi, vous serez libérés des tâches qui ne sont pas directement liées à votre activité. Vous pourrez ensuite vous concentrer sur l’amélioration de la productivité. Ce changement organisationnel limite aussi les risques d’erreurs et d’omissions.
Pourquoi mettre en place une Gestion Électronique des Documents ?
La GED peut généralement être réduite à quatre grandes étapes : l’acquisition, le classement, l’archivage et la diffusion des dossiers. À travers cette approche, vous pourrez voir les atouts de la gestion électronique des documents. Elle permet de contrôler totalement toutes les pièces administratives et commerciales circulant au sein de votre entreprise.
Dans un premier temps, le procédé passera nécessairement par la dématérialisation et l’organisation de vos documents. Vous réussirez ainsi à améliorer leur stockage, leur sécurisation et leur accessibilité. Grâce à cette optimisation, votre établissement gagnera en cohésion et en efficacité. La GED favorise d’ailleurs votre fonctionnement interne et votre dynamique de groupe. Elle permet en somme de :
- Centraliser les documents ;
- Réduire les coûts de gestion ;
- Faciliter la recherche de pièces utiles au quotidien ;
- Développer des synergies entre les équipes ;
- Renforcer la productivité des collaborateurs ;
- Maîtriser les dossiers circulant en interne ;
- Partager et sécuriser les informations ;
- Limiter les risques de perte ou de détérioration des supports matériels.
Qui s’en occupe ?
Il existe actuellement une fonction à part entière dédiée à la GED, baptisée « chargé de gestion de flux ». Les missions de ce professionnel englobent entre autres :
- La gestion du courrier (réception, analyse et tri) ;
- La vérification des dossiers ;
- La recherche d’informations sur les clients ;
- La préparation des documents en vue de leur numérisation ;
- Le contrôle qualité ;
- L’indexation et le tri des dossiers ;
- L’archivage, le désarchivage et la tenue des journaux dédiés ;
- la saisie des pièces entrantes afin d’assurer leur traçabilité ;
- la mise sous pli et le publipostage.
Cependant, le poste en question est rarement pourvu au sein des petites structures. Le procédé n’est pas pour autant réservé aux grandes entreprises et aux groupes. Vous pouvez aussi externaliser l’opération. Dans ce cas, un prestataire s’occupera de la GED et des divers outils associés. Ce type d’acteur propose le plus souvent des solutions SaaS (systems as a service) pour les accès à distance.
Quels sont les outils de la GED ?
La gestion électronique des documents est une expression traduite de l’anglais Electronic Content Management ou ECM. Ainsi, cette seconde abréviation permet également de reconnaître les outils dédiés à ce domaine. De plus, les sociétés ont tendance à utiliser indifféremment les deux versions (francophone et anglophone).
Quoi qu’il en soit, les solutions GED peuvent couvrir une partie ou toutes les étapes du procédé. D’ailleurs, certains logiciels prennent uniquement en charge la partie capture. D’autres outils se spécialisent plutôt dans l’indexation et l’archivage. Vous pouvez néanmoins confier l’ensemble de l’opération à un prestataire SaaS ou Cloud.
Selon l’offre, l’outil GED peut gérer une grande variété de documents, y compris le format numérique d’une attestation de TVA. Les développeurs accordent par ailleurs une grande importance à la mobilité. De ce fait, ils prévoient souvent des applications iOS et Android pour compléter les plateformes des acteurs du secteur. Ces applis mobiles permettent aussi de faciliter l’accès aux données centralisées.
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