La France est le deuxième marché européen de l’externalisation. Selon une étude de l’Observatoire Cegos, 80 % des PME et TPE françaises envisagent même d’accroître leur externalisation. Cette décision revient souvent au gérant de la structure. Quelles sont les tâches à externaliser pour optimiser votre activité ?
Quelles sont les tâches à externaliser dans une PME ?
L’externalisation de certaines tâches vous permet de libérer du temps et des ressources afin de vous concentrer sur les aspects clés de votre activité. Cela vous permet d’optimiser votre entreprise. Il y a notamment 5 tâches que vous pouvez externaliser pour le bien-être de votre PME.
Les tâches administratives
L’externalisation des tâches administratives permet de décharger votre équipe interne d’activités courantes comme la gestion de documents, la comptabilité, la facturation, etc. Cela vous permet de gagner du temps, d’optimiser les processus et de vous concentrer sur les aspects stratégiques de votre entreprise.
L’externalisation du service client
Elle consiste à confier la gestion des interactions avec vos clients à une entreprise spécialisée. Opter pour une gestion externalisée d’accueil téléphonique pour PME vous permet d’offrir une réponse rapide aux demandes et réclamations de vos clients. Un service de télésecrétariat vous permet également d’avoir une expertise dans la gestion des problèmes et des conflits.
De plus, cela vous permet également de réduire les coûts liés à la formation, à l’infrastructure et au recrutement du personnel dédié. L’externalisation est une solution efficace pour offrir un service client de bonne qualité, tout en optimisant les ressources internes de votre entreprise.
Le marketing et la communication
Cette démarche consiste à confier le marketing et la communication de votre entreprise à des prestataires externes. Cela vous permet d’obtenir une expertise spécialisée dans ce domaine, une vision nouvelle et créative, ainsi qu’un accès à des outils et à des ressources spécifiques. L’externalisation vous permet également de bénéficier d’une plus grande flexibilité pour adapter vos ressources et vos efforts en fonction des besoins et des objectifs de votre entreprise. Elle vous offre par ailleurs la possibilité d’atteindre vos clients plus efficacement et de développer votre entreprise.
Externalisation de la gestion informatique
Ce service permet de confier la gestion de votre infrastructure informatique, de vos systèmes et de vos logiciels à des experts externes. Ainsi, vous bénéficiez d’une expertise technique, d’une réduction des coûts liés à l’embauche et de la formation d’une équipe interne. Cela vous offre aussi une plus grande flexibilité pour faire face aux évolutions technologiques et aux besoins changeants de votre entreprise.
Les tâches opérationnelles
Cela consiste à déléguer certaines activités clés de votre entreprise à des prestataires externes spécialisés. Il s’agit notamment :
- de la gestion des stocks,
- de la logistique,
- de la production,
- du traitement des commandes.
Cette externalisation vous permet de bénéficier d’une expertise spécifique, de réduire les coûts liés à l’embauche et à la gestion du personnel. Vous pouvez alors vous concentrer davantage sur les aspects clés de votre PME pour ajuster facilement votre capacité opérationnelle en fonction de la demande. Cela vous permet également d’améliorer l’efficacité de vos processus et de gagner en flexibilité pour faire face aux fluctuations du marché.
Quels sont les différents types d’externalisation ?
Il existe de nombreux types d’externalisation, d’outsourcing ou de sous-traitance, pensés pour s’adapter aux besoins spécifiques des entreprises. L’externalisation des processus métier (BPO) offre la possibilité aux gérants de PME de confier des processus métier complets à des prestataires externes. Cela peut inclure la gestion des ressources humaines, la comptabilité ou le service client.
L’externalisation des services informatiques (ITO) concerne la délégation des activités liées à la technologie de l’information. Parmi les activités qu’elle permet d’externaliser, il y a le développement et la maintenance de logiciels, la gestion des infrastructures informatiques ou la cybersécurité. Une PME peut opter pour l’externalisation des processus de connaissance (KPO). Ce type d’externalisation implique la délégation de tâches hautement spécialisées qui nécessitent une expertise et des compétences spécifiques (recherche et développement, analyse de données, gestion des connaissances).
Vous pouvez aussi opter pour une externalisation de vos ressources humaines (HRO). Dans ce cas, votre PME confie la gestion de ses activités liées aux ressources humaines à des prestataires externes. Elle peut prendre en compte la gestion de la paie, le recrutement ou la formation. Il y a par ailleurs l’externalisation des fonctions spécifiques qui concerne la délégation de fonctions particulières comme le marketing, la communication ou la logistique à des prestataires externes.
Chaque type d’externalisation présente des avantages spécifiques. Cette démarche peut vous permettre de réduire vos dépenses, d’accéder à une expertise spécialisée ou à une flexibilité opérationnelle. Il est conseillé de faire le choix qui correspond le mieux à vos besoins et à votre stratégie globale.
Comment réussir votre externalisation ?
Pour réussir votre externalisation, commencez par évaluer vos besoins. Identifiez les tâches ou fonctions à externaliser en accord avec votre stratégie d’entreprise et des avantages potentiels. Ensuite, faites la sélection du prestataire. Recherchez et évaluez plusieurs prestataires en fonction de leur expertise, de leur expérience, de leurs références et de leur capacité à répondre à vos besoins spécifiques.
Établissez une relation de confiance avec le prestataire sélectionné et définissez clairement vos attentes, vos objectifs, les délais, les responsabilités et les mesures de performance. Assurez-vous d’avoir des canaux de communication clairs et ouverts avec le prestataire. Partagez régulièrement des informations, des mises à jour et des feedbacks pour maintenir une collaboration fluide.
Vous devez mettre en place un processus de gestion de projet efficace pour assurer le suivi des progrès, résoudre les problèmes potentiels et garantir que les livrables sont conformes aux attentes. Établissez des mécanismes de contrôle de la qualité pour vous assurer que les tâches externalisées sont réalisées conformément aux normes et aux exigences définies. Il faut effectuer un suivi régulier de la performance du prestataire, avec des indicateurs spécifiques.
Évaluez fréquemment l’efficacité de l’externalisation par rapport aux objectifs fixés. Soyez prêt à apporter des ajustements et des améliorations au processus d’externalisation en fonction des retours d’expérience et des évolutions de votre entreprise. Ces étapes permettent de réussir l’externalisation, car ils maximisent les avantages, tout en minimisant les risques.
Quel budget prévoir pour externaliser ces tâches ?
Le budget nécessaire pour l’externalisation dépend de nombreux facteurs, tels que :
- la nature des tâches externalisées,
- la complexité des projets,
- la durée de l’externalisation,
- le niveau de compétence requis.
Les coûts peuvent varier considérablement d’une entreprise à l’autre. Il est important de considérer les frais liés au prestataire externe, tels que les honoraires, les frais de gestion et les coûts supplémentaires éventuels.
Établissez un budget réaliste en tenant compte de ces facteurs. Cependant, vous devez garder à l’esprit les avantages économiques à long terme de l’externalisation. Parmi ceux-ci, on peut citer la réduction des coûts de main-d’œuvre interne, l’accès à des compétences spécialisées et la flexibilité opérationnelle accrue. Une analyse approfondie des coûts et des avantages vous aidera à déterminer le budget approprié pour l’externalisation.