Au même titre que les clients, les fournisseurs jouent un rôle prépondérant dans le fonctionnement d’une entreprise. La façon de les gérer peut donc impacter de façon considérable le quotidien d’une société. Pour la gestion de vos fournisseurs, vous pouvez choisir un outil automatique afin de garantir la conformité de vos données tout au long de la chaîne d’approvisionnement. Grâce à la vue globale des informations qu’offre ce type d’outil de dématérialisation, votre entreprise peut réduire les risques liés aux fournisseurs et réduire sa charge de travail.
Développez un système de gestion des fournisseurs efficace
La mise en place d’un système de gestion des fournisseurs est nécessaire pour maîtriser la qualité de vos produits et de vos processus. Cette démarche doit être bien réfléchie et bien menée pour représenter un véritable atout dans la gestion quotidienne de votre entreprise. Cela revient à opter pour une solution de gestion des fournisseurs efficace qui vous fait gagner en visibilité, assure votre sécurité et la conformité de vos processus.
Cette solution doit offrir une visibilité sur toutes les informations concernant les fournisseurs et favoriser la mise en œuvre du suivi en temps réel. Le suivi est une opération qui consiste à évaluer constamment tous les fournisseurs impliqués dans votre chaîne d’approvisionnement et dans vos processus de production. Ayant un effet non négligeable sur les performances de l’entreprise, le suivi doit être axé sur :
- les informations pertinentes,
- la relation avec les fournisseurs,
- les résultats réalisés avec les fournisseurs.
Le suivi et le contrôle vous permettent de faire le tri entre vos fournisseurs pour sélectionner ceux qui correspondent le mieux à vos objectifs. Les produits achetés chez les fournisseurs sont vos matières premières. La qualité de ces entrants a une incidence sur la qualité de votre produit final. Une matière première de mauvaise qualité peut coûter cher à votre entreprise sur le plan financier et le plan marketing. Par contre, la maîtrise de la qualité de vos produits permet de faire des économies sur le processus de production.
Communication avec vos fournisseurs : utilisez des outils automatisés
L’approche traditionnelle manuelle de la gestion des fournisseurs a plus que jamais montré ses limites, elle peut se montrer très chronophage. À l’ère de l’automatisation, les entreprises peuvent recenser tous leurs fournisseurs en un seul endroit et gérer leurs données sans perdre du temps avec des papiers. Les outils automatisés garantissent l’efficacité de la communication et le respect des réglementations en fournissant un cadre approprié pour des interactions cohérentes.
Lorsque les contrats des fournisseurs ne sont pas bien suivis, ces derniers peuvent engager votre responsabilité civile et nuire à votre trésorerie. Avec un système de gestion efficace, il est plus facile de contrôler les communications et les informations importantes sur les fournisseurs. Il peut s’agir par exemple de demandes de prolongation, de conditions de paiement et de contrats avec les fournisseurs.
L’utilisation des outils automatisés permet aussi d’éviter les mauvaises interprétations des clauses contractuelles et d’autres problèmes dus aux pratiques de gestion incohérentes. Pour réduire les risques d’erreur, vous pouvez, par exemple, créer des portails de fournisseurs alimentés en temps réel qui collectent automatiquement les données relatives à chaque fournisseur. Vous pouvez également mettre en place un système d’automatisation des documents pour créer des contrats et des accords conformes.
Procédez à une analyse des données
Avec votre outil automatisé de gestion des fournisseurs, vous pouvez aussi procéder à l’analyse des données afin d’identifier les risques potentiels associés à vos partenaires. Cette procédure vous permet de déterminer quel fournisseur utiliser pour un produit en vous basant sur la performance passée du fournisseur pour l’article sélectionné. Les données, qu’elles soient internes ou externes, sont importantes pour vos processus et le pilotage de vos achats.
Dans le cadre de la recherche fournisseur, vous devez avoir une vision complète pour analyser les défaillances potentielles liées à un fournisseur. L’analyse des données permet à ce stade d’éviter les risques légaux, financiers et ceux liés à l’image du fournisseur. Les données représentent un véritable levier stratégique et doivent, de ce fait, être correctement exploitées.
Avec l’aide d’un système de gestion de fournisseurs, vous pouvez analyser toutes prévisions d’activité et avoir une excellente visibilité sur l’état de vos commandes. Ces outils automatisés permettent de mieux connaître vos fournisseurs et d’identifier les optimisations nécessaires pour améliorer les processus. Vous pouvez également vous appuyer sur les données analysées pour renforcer vos négociations et convaincre plus facilement vos fournisseurs.
Exploitez les solutions proposées par l’IA pour automatiser les tâches répétitives
Il existe aujourd’hui plusieurs solutions alimentées par l’intelligence artificielle (IA) que vous pourrez utiliser pour automatiser les tâches répétitives de votre entreprise, quelle que soit sa taille. C’est le cas des robots logiciels, de l’apprentissage automatique et de l’IA avancée. Ces technologies peuvent être utilisées pour automatiser des tâches telles que la numérisation des documents, la classification des dossiers, le traitement des commandes, etc.
Elles peuvent aussi servir pour l’automatisation des processus métier comme l’analyse et le traitement des données, ainsi que la gestion des documents. Non seulement l’intelligence artificielle accomplit les tâches plus rapidement, mais elle les réalise avec précision, efficacité et fiabilité. Elle est la solution optimale pour exécuter des tâches répétitives et complexes.
Elle est également utile pour automatiser d’autres tâches non liées aux processus. Il peut s’agir, par exemple, de la surveillance des systèmes et de la détection des anomalies dans vos procédés. L’utilisation de l’intelligence artificielle vous offre un gain de temps et de ressources que vous pouvez mettre au profit de tâches plus stratégiques. Elle représente un moyen efficace pour améliorer votre productivité et accélérer vos processus.
Tirez parti de l’automatisation pour plus de précision, de transparence et d’économies
L’automatisation est une pratique qui fait appel à la technologie pour exécuter automatiquement une série de tâches en entreprise. En confiant les fonctions essentielles de votre organisation aux outils automatisés, vous aidez votre entreprise à réduire les erreurs, à gagner du temps, mais ce n’est pas tout. Les avantages de l’automatisation sont nombreux, cette technologie peut vous être bénéfique sur le plan financier et vous permettre d’être plus précis et transparent dans la gestion quotidienne de votre entreprise.
En effet, les tâches manuelles sont sujettes aux erreurs (des fautes de saisie, par exemple). L’automatisation en entreprise est une solution efficace qui permet de corriger les processus sujets à l’erreur humaine. Elle offre plus de certitude et vous garantit des données fiables. C’est également un atout de productivité qui définit clairement les responsabilités et donne à chacun un aperçu des progrès réalisés en toute transparence.
Par ailleurs, l’automatisation de la gestion des fournisseurs peut considérablement réduire vos coûts en prenant en charge les tâches administratives simples. Selon la taille de l’entreprise, les tâches récurrentes non automatisées peuvent coûter plusieurs milliers ou millions d’euros par an. Vous réaliserez des économies considérables en confiant ces responsabilités aux outils automatisés.
Surveillez régulièrement les indicateurs clés de performance
Pour la prospérité de votre entreprise, il est très important d’évaluer régulièrement certaines performances liées à vos activités. La mesure des performances des fournisseurs est aussi nécessaire pour obtenir un retour d’informations opportun. Vous ne devez pas vous limiter aux apports économiques par rapport aux résultats de l’entreprise. En utilisant un système de gestion de fournisseurs, vous pouvez évaluer plusieurs indicateurs clés de performance.
C’est le cas de la marge commerciale, du gain d’achat (l’écart variation et marché ou l’écart première proposition et négociation finale) et du pourcentage de non-conformité du fournisseur. Ces indicateurs de performance fournisseur sont relatifs au critère de l’efficacité. Pour la mesure de l’efficience, vous pouvez évaluer le pourcentage de livraison hors processus, le nombre de fournisseurs référencés par article ou le rapport entre les commandes urgentes et les commandes normales.
Enfin, concernant la productivité et les achats responsables, les indicateurs de performance à surveiller sont le coût moyen des achats, les délais de paiement et le pourcentage d’offres prenant en compte des critères RSE (responsabilité sociétale des entreprises).