Vous voulez optimiser le rendement de votre entreprise tout en sécurisant vos données ? La Gestion Électronique des Documents (GED) est un outil de choix pour vous aider à atteindre vos objectifs. Il s’agit d’un ensemble de méthodes informatiques axées sur une meilleure gestion des données. L’outil permet de rendre la gestion et la récupération des documents d’une société plus simples et rapides. Découvrez en quoi une bonne GED est importante pour les entreprises modernes.
La GED ou Gestion Électronique des Documents
La Gestion Électronique des Documents est un système informatique conçu pour optimiser l’exploitation de tous les fichiers dans une entreprise. Cette solution regroupe plusieurs processus numériques qui visent à remplacer les méthodes manuelles de gestion des documents. Dans ce contexte, les fonctionnalités d’un logiciel GED comprennent la numérisation, l’indexation et le stockage de fichiers. Ces démarches facilitent l’organisation, la sauvegarde et la gestion de tous les types de documents liés à l’activité d’une société.
Avec la GED, les entreprises n’ont plus besoin de manipuler les documents en papier. Elles ne sont plus obligées de disposer de plusieurs classeurs et meubles de rangement pour stocker ces documents. Le système informatique leur permet donc d’optimiser l’espace disponible dans leurs locaux. Il met à leur disposition un moyen plus efficace et économique pour gérer des milliers de documents.
La GED offre une fonctionnalité de scannage des documents papier pour les convertir dans différents formats. Vous pouvez par exemple obtenir des fichiers en format texte ou PDF. Vos documents peuvent être aussi convertis en images ou en feuilles de calcul, selon les cas. Après la numérisation, tous les fichiers sont centralisés et hiérarchisés de manière cohérente dans des dossiers et des sous-dossiers.
Pour faciliter la recherche des fichiers, les documents sont indexés après avoir été numérisés. Les critères d’indexation pris en compte comprennent, entre autres, le nom, le type et la date du document. Vous pouvez effectuer des recherches avancées en utilisant des mots-clés ou des critères plus complexes.
Pourquoi est-ce un enjeu de taille pour les entreprises d’aujourd’hui ?
Les entreprises modernes doivent faire face à de nombreux défis pour rester compétitives. Aujourd’hui, la concurrence est plus rude et les clients ont des besoins de plus en plus croissants et complexes. Les sociétés sont tenues de renforcer leurs compétences et d’offrir un service d’excellente qualité afin d’atteindre leurs objectifs de croissance. Les données jouent un rôle essentiel à ce niveau, car il s’agit d’informations sur les clients et l’activité de l’entreprise.
Les entreprises modernes se retrouvent confrontées à une explosion de la quantité d’informations à gérer. Seule une gestion efficace de ces dernières peut leur permettre de répondre aux différentes attentes des clients. La GED intervient pour organiser et structurer la masse d’informations de manière à favoriser une utilisation pertinente des données. Elle offre un accès rapide à ces dernières, permettant aux collaborateurs de les consulter instantanément.
La centralisation et l’organisation logique des données contribuent à l’amélioration de la collaboration au sein de l’entreprise. La disponibilité en temps réel des informations permet de prendre des décisions éclairées rapidement, même à distance. La GED réduit aussi les délais de traitement des éléments comme les factures. Les tâches administratives manuelles sont gérées automatiquement pour une diminution considérable des risques d’erreurs.
Parallèlement, la GED contribue à une bonne transition vers le numérique au sein des entreprises, garantissant la compétitivité de celles-ci. Elle réduit également leurs charges en diminuant les coûts liés à la gestion des documents papier. Tout ceci améliore l’efficacité globale de l’entreprise qui peut plus facilement satisfaire sa clientèle. Les employés de la société sont plus actifs, organisés et productifs.
Comment mettre en place une GED efficace dans votre entreprise ?
Vous devez mettre en place une GED efficace pour pleinement profiter des avantages de cet outil. La première étape à suivre dans ce projet consiste à analyser les besoins de votre société. Identifiez donc les différents types de documents à gérer, comme les factures, les contrats ou les fiches de paie. Procédez à leur classification suivant leur importance et leur sensibilité. Cette phase contribuera à la hiérarchisation des données une fois que le logiciel sera déployé.
La seconde étape pour la mise en place d’une bonne GED est d’évaluer les processus actuels de gestion des documents dans l’entreprise. Relevez leurs lacunes et identifiez les axes que le système informatique permettra d’améliorer. Ensuite, procédez à la rédaction d’un cahier des charges bien détaillé pour le projet de mise en place d’une GED. Le document doit expliquer les attentes, les spécificités et les exigences du projet.
Tout au long du processus, pensez à questionner les parties prenantes concernées, en l’occurrence les utilisateurs finaux du logiciel GED. Vous devez prendre en compte leur avis afin d’éviter de choisir un outil inadapté aux besoins intrinsèques de l’entreprise. Une fois que c’est fait, vous pouvez commencer à rechercher les logiciels les plus adaptés pour faire le meilleur choix.
Pour sélectionner un logiciel GED, considérez sa compatibilité avec les processus existants au sein de votre entreprise. Prenez aussi en compte la facilité d’utilisation, la flexibilité, la sécurité et le coût du logiciel. Nous vous recommandons de tester plusieurs outils avant de faire un choix. De nombreux fournisseurs de solutions GED offrent une démo gratuite.
L’importance de la sécurité pour vos documents
Vos documents contiennent des informations sensibles sur vos clients, vos fournisseurs, vos employés et votre activité. Si des personnes malveillantes arrivent à y accéder, la réputation de votre entreprise pourrait être considérablement compromise. Vous risquez de perdre vos clients et vos employés, entrainant une importante baisse du rendement de l’entreprise.
Dans ce contexte, vous devez absolument veiller à la sécurité des documents de votre société. Une bonne GED vous permet de répondre à ce besoin crucial en facilitant la mise en place et la gestion des autorisations d’accès. Elle vous aide à crypter les documents pour garantir la confidentialité des données.
Avec un logiciel GED, vous pouvez contrôler efficacement l’utilisation, la modification ou la suppression des documents. Vous pourrez également prévenir les cyberattaques en renforçant votre sécurité avec des pare-feux et des outils avancés de détection des intrusions.