Pour une bonne gestion sécurisée des clés, les établissements hôteliers optent souvent pour les armoires électroniques. Elles leur permettent une gestion sécurisée, facile et rapide de clés. Plus que de simples « gardes clés », ce sont de véritables solutions pour la gestion sécurisée, facile et rapide des biens des clients. Ils facilitent non seulement la tâche aux clients, mais aussi au personnel de l’hôtel.
Pourquoi les armoires à clés électroniques sont-elles importantes pour les hôtels ?
Les hôtels sont des structures pour lesquelles la sécurité des biens à une importance capitale. Pour plus d’efficacité et de rentabilité, vous devez penser à la mise en place d’un bon système de sécurité au niveau de votre hôtel. Ceci passe surtout par la bonne gestion des clés qui donnent accès aux chambres.
Les armoires à clés électroniques sont des outils technologiques très efficaces dans ce domaine. Il s’agit d’un système de gestion de clés d’hôtels qui garantit la protection des biens des clients 24 h/24 et 7 j/7. En optant pour ces armoires pour la protection de vos clés, vous aurez une très bonne traçabilité et un contrôle total de tout l’établissement.
Avec ces armoires électroniques, vous aurez un contrôle permanent sur les clés des équipements et des zones réservées au personnel. Elles peuvent vous permettre également de restreindre l’accès aux clés spécifiques pour le personnel et les prestataires.
Les armoires à clés électroniques sont aussi dotées d’un système d’alerte automatique qui signale les cas de clé non retournée à l’heure. Vous pourrez ainsi relancer un client qui détient encore la clé d’une chambre après expiration du délai de son séjour. Tout ceci permet d’avoir plus de sécurité et d’améliorer vos relations avec votre clientèle.
Pour faciliter la tâche à vos clients, vous pouvez leur permettre d’accéder à leur clé en toute autonomie. Ils n’auront qu’à utiliser un code d’accès personnel ou une carte magnétique qui leur sera fournie lors de leur enregistrement. Avec ce système, vos clients n’auront donc plus besoin de s’adresser au personnel de l’hôtel avant de déposer ou de récupérer la clé de leur chambre. Ceci leur permet d’éviter d’emporter les clés dans leur déplacement. Vous réduisez ainsi considérablement le risque de perte de clés qui est un véritable casse-tête pour les établissements hôteliers.
Comment fonctionnent les armoires à clés électroniques ?
Le principe de fonctionnement des armoires à clés électroniques est relativement simple. Les autorisations d’accès aux clés sont paramétrées par un administrateur via un système intelligent. Il va attribuer un code à chaque clé et suivre leurs mouvements.
Pour avoir accès à l’armoire, l’agent ou le client doit se faire identifier avec une carte magnétique ou son code d’accès qui lui est fourni à l’enregistrement. Il pourra ensuite choisir la clé dont il a besoin. Le tableau de bord de l’armoire va ensuite lui notifier s’il est autorisé ou non à prendre cette clé. Si le voyant est vert (autorisé), la clé sera déverrouillée de son support et le client pourra le récupérer.
Pour plus de sécurité et pour éviter tout accès non autorisé, vous avez la possibilité de changer régulièrement les codes d’accès. Vous pourrez donc définir un code unique pour chaque client. Pour retourner la clé dans l’armoire, le client doit à nouveau se faire identifier avec la même méthode pour accéder à l’armoire. Il pourra ensuite déposer sa clé en toute sérénité.
Les armoires à clés électroniques sont dotées d’un système intelligent qui enregistre automatiquement toutes les opérations. En cas de perte, vous pouvez donc avoir un rapport détaillé sur l’historique des mouvements des clés. Vous aurez des informations sur l’identité de ceux qui ont touché à chaque clé, l’heure à laquelle ce dernier l’a pris et l’heure à laquelle il l’a rendue.
Les différents types d’armoires électroniques disponibles
Il existe de façon globale deux types d’armoires à clés électroniques sur le marché.
Les armoires à clés électroniques autonomes
Ce sont les modèles les plus simples. Elle ne nécessite aucun réseau web pour fonctionner. Les informations sont conservées sur une carte mémoire qui lui est intégrée. Certains disposent de port USB qui permet d’importer et d’exporter les données sur les mouvements des clés. La gestion de ces armoires est relativement complexe, mais elle présente de très bonnes performances.
Les armoires à clés électroniques connectées
Dotées d’une technologie de pointe, ces armoires sont faciles à utiliser et offrent des performances optimales. Elles fonctionnent sur la base d’un réseau web qui permet de les gérer et de les paramétrer très facilement.
Elles permettent un meilleur contrôle des accès aux clés tout en surveillant efficacement tous les mouvements. L’accès est souvent protégé par un code PIN ou un lecteur biométrique. Tout ceci permet une sécurisation optimale des clés. Ce type d’armoires à clés électroniques permet une gestion efficace d’un très grand nombre de clés.
Comment choisir le meilleur système d’armoire à clés électronique pour votre hôtel ?
Le choix du système d’armoire à clés électroniques pour votre hôtel ne doit pas être le fruit du hasard. Plusieurs critères doivent guider votre choix. Tout d’abord, vous devez tenir compte du nombre de clés à gérer. Ceci est important pour le choix de la taille, de la forme et du mode de fonctionnement de l’armoire.
Vous devez aussi tenir compte du niveau de sécurité que vous souhaitez pour votre établissement. Pour ce faire, vous devez bien analyser les fonctionnalités proposées, la technologie utilisée et les dispositifs de sécurité qui y sont intégrés. Vous tiendrez également compte de la facilité d’utilisation de l’armoire. Un système trop compliqué peut vous amener à commettre des erreurs de paramétrages. Ceci peut être une véritable source d’insécurité pour vos clés. Vous devez choisir l’armoire qui couvre au mieux vos besoins en matière de sécurité et de facilité de gestion de vos clés.
Votre budget est un critère important qui doit aussi guider votre choix. Vous devez choisir l’armoire qui vous présente le meilleur rapport qualité-prix. À ce niveau, vous devez prendre en compte aussi les coûts de maintenance et de remplacement de chaque équipement. Les éventuels frais de formation de votre personnel à l’utilisation de l’armoire sont aussi à prévoir.
Installation et maintenance de vos armoires à clés électroniques
L’installation d’une armoire à clés électroniques est relativement simple. Toutefois, il est conseillé de confier cette opération à un spécialiste pour plus d’efficacité. Ce dernier pourra d’abord vous aider à identifier l’emplacement idéal pour l’installation de votre équipement. Ce dernier doit être visible et accessible pour tous les utilisateurs.
L’armoire doit être aussi fermement fixée à un support solide et résistant. Il doit être aussi connecté à une source d’alimentation électrique. En fonction du type d’équipement choisi, le spécialiste pourra aussi procéder aux différents paramètres. Il pourra aussi effectuer la formation de votre personnel par rapport à l’utilisation.
Pour assurer un fonctionnement optimal de votre armoire, vous devez procéder périodiquement à sa maintenance. Ceci permet d’anticiper les éventuelles pannes qui peuvent mettre à mal votre système de sécurité. Il s’agira surtout du contrôle périodique du bon fonctionnement du dispositif des serrures et des mécanismes d’ouverture/fermeture. Vous devez aussi veiller à la propreté des composants électriques pour éviter les pannes liées à l’usure ou à l’accumulation de poussière.
En cas de panne, vous devez aussi faire appel le plus rapidement possible à un professionnel pour la réparation. Ceci est important pour éviter des failles au niveau de votre système de sécurité. Les opérations de maintenance et de dépannage doivent être faites en suivant les recommandations du fabricant.